Tipps & Tricks

Günstige Lizenzen für Microsoft Office 2016 / 2013

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Die ersten Muster-Dateien im Blog wurden noch mit Microsoft Excel 2003 erstellt. Inzwischen bin ich auf Microsoft Office 2013 umgestiegen, da Microsoft keine Updates mehr für das Office Paket 2003 bereitstellt.

Leider erreichen mich immer wieder Anfragen, weil die VBA-Codes bei älteren Office Versionen oder Software von anderen Firmen nicht oder nicht korrekt funktionieren. Entscheidende Unterschiede gibt es bei den unterstützten Dateitypen, aber auch bei einigen VBA Funktionen. Die Funktion Application.FileSearch gibt es z.B. ab Excel 2007 bzw. Access 2007 nicht mehr. Möchten Sie die VBA-Codes auf meiner Seite nutzen, ist es wichtig ein kompatibles Office Paket von Microsoft zu nutzen.

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Excel Spaltenbuchstaben ermitteln

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In VBA wird im Allgemeinen nicht der Spaltenbuchstabe, sondern die Spaltennummer verwendet. Spalte A entspricht der Spaltennummer 1, Spalte B der Spaltennummer 2, Spalte C der Spaltennummer 3 usw.

Möchten Sie nun aus einer Spaltennummer wieder den Spaltenbuchstabe ermitteln gibt es hierfür verschiedene Ansätze, die je nach Verwendungszweck mehr oder weniger geeignet sind.

Fehlerhafter VBA Code auf der Microsoft Support Seite

Im Internet gibt es allerdings auch Lösungsansätze, die nicht ungeprüft verwendet werden sollten. So stellt z.B. selbst Microsoft auf einer Support Seite einen fehlerhaften Algorithmus für die Ermittlung des Spaltenbuchstaben vor.

Zunächst einmal ist dieser generell nur auf zwei Stellen ausgelegt. Seit der Excel 2007 sind inzwischen jedoch 16.384 Spalten bis zum Spaltenbuchstabe XFD vorhanden. Um alle Spaltenbuchstaben ermitteln zu können muss also in jedem Fall ein Algorithmus genutzt werden, der dreistellig die Spaltennummer in den jeweiligen Spaltenbuchstabe(n) umwandeln kann. Davor gab es einen Spaltenbereich der nur 256 Spalten bis Spalte IV unterstützte.

Aber auch in diesem Fall hätte der Algorithmus auf der Microsoft Seite Fehler produziert. Der erste Fehler tritt nämlich bereits bei Spalte 53 (BA) auf. Hier wirft der Microsoft Alogrithmus A[ aus. Mit jedem Durchlauf von A bis Z verschiebt sich fortan der Fehler um eine weitere Spalte (CA, CB / DA, DB, DC / EA, EB, EC, ED / …). Ab Spalte 4508 (FQJ) erzeugt das Makro dann sogar die erste Fehlermeldung.

Excel VBA Spaltenbuchstabe aus Zahl ermitteln

Nachfolgend nun zwei Lösungsvorschläge, die für alle 16.384 Spalten aus der Spaltennummer den Excel Spaltenbuchstaben ermitteln.

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Stolperstein Formatierung in UserForm TextBox

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In programmierten Formularen (UserForm) kommen häufig Eingabefelder in Form einer TextBox zur Anwendung. Meistens sollen die darüber eingegebenen Werte umgehend weiter verarbeitet werden. Und hier gilt es ggf. gleich von Beginn an Fehler zu vermeiden. Der Inhalt einer TextBox wird nämlich ohne weiteres Eingreifen grundsätzlich immer als String behandelt. Sollen in einer TextBox jedoch Zahlen erfasst werden, die anschließend zum Beispiel miteinander verglichen oder summiert werden sollen, müssen diese zuvor umformatiert werden.

Was passiert, wenn die Inhalte der TextBox-Felder nicht formatiert werden? Den Fehler wird man unter Umständen nicht sofort merken.

TextBox Eingabefelder in Userform

Unterschiede in der Sortierung von Texten und Zahlen:
Angenommen Sie haben eine UserForm in der die Eingabe einer Zahl “von” und einer Zahl “bis” erfolgen soll. Anschließend möchten Sie prüfen, ob die Eingabe korrekt erfolgt ist, also die Zahl “von” wirklich kleiner als die Zahl “bis” ist.

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Mit VBA nach Datum filtern

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Datum filtern

Ziemlich banal ist eigentlich der heutige VBA Tipp. Allerdings ist das Internet voll von Fragen zu diesem Thema. Und die Lösungsvorschläge funktionieren mal besser, mal schlechter. Meistens sind es improvisierte Ideen, die das eigentliche Problem umgehen (z.B. Umformatieren in einen String etc.). Die Lösung dieses alltäglichen Problems bereit daher offensichtlich so manches Kopfzerbrechen. Gerade auch deshalb weil der Makro Rekorder das Problem nicht lösen kann. Gemeint ist das Ansteuern eines Autofilters über ein VBA Makro wenn eine Datumsspalte gefiltert werden soll. Nachfolgend stelle ich Ihnen jeweils einen passenden VBA Code vor um eine Datumsspalte nach den gängien Varianten:

  • Datum ist gleich
  • Datum ist größer als
  • Datum ist kleiner als
  • Datum liegt zwischen
  • Datum ist größer als das aktuelle Tagesdatum
VBA Makro Lösung

Grundsätzlich ist bei den nachfolgenden Beispielen zu beachten, dass die zu filternde Spalte im Datumsformat “TT.MM.JJJJ” vorliegen muss. Ggf. können Sie die Spalte umformatieren, wenn ein anderes Format vorliegt. Sofern eine andere Datums-Variante genutzt werden soll, sind die Makros entsprechend anzupassen. Für die jeweiligen Beispiele wurde das Datum in eine Variable (Datum, Datum1, Datum2) vom Datentyp “Date” gespeichert. Sie können natürlich auch eine Inputbox, einen Zellwert oder ähnliches als Grundlage für die Filterfunktion verwenden.

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Zusammenhängende Datensätze farbig hervorheben

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Datensätztze farbig hervorheben

Ein häufiges Problem bei großen Datenmengen ist die fehlende Übersichtlichkeit. Excel bietet hier nur für einfache Konstellationen sinnvolle Lösungsansätze. So kann über die Funktion “Als Tabelle formatieren” zum Beispiel jede zweite Zeile farbig hervorgehoben werden. Dadurch können Sie die Zellen einer Zeile einfacher im Blick behalten. Mehrere zusammenhängende Zeilen hervorheben, ist hiermit allerdings nicht möglich.

Möchten Sie deshalb aus einer großen Datenmenge zusammengehörige Zeilen optisch hervorheben, ist das in der Regel, je nach Größe der Tabelle, mit viel händischer Arbeit verbunden.

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Wissenswert: Sverweis Funktion und Makro Alternative

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Die Sverweis Formel-Funktion ist eine der beliebtesten Excel Funktionen überhaupt. Die Nutzung kann allerdings auch Probleme bereiten und die Performance bei großen Tabellen stark beeinträchtigen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wofür Sie die Sverweis-Funktion nutzen können, worauf Sie achten müssen und schließlich was alternativ Makros leisten können. Dazu stelle ich Ihnen zwei Makros vor. Das erste Makro nutzt die Sverweis-Tabellenblatt-Funktion vlookup() in VBA und bietet somit alle Möglichkeiten der Formel-Funktion. Das zweite Makro stellt die Funktionsweise in ähnlicher Weise nach und bietet im Praxiseinsatz noch weitere Möglichkeiten, die mit der Sverweis-Funktion sonst nicht zu realisieren sind.

Teil 1: Wissenswert: Sverweis Funktion und Makro Alternative
Teil 2: Besser als SVERWEIS: Die XVERWEIS Funktion

Sverweis-Formel im Tabellenblatt
Mit der Sverweis-Funktion können Sie grundsätzlich fehlende Daten aus einer anderen Tabelle zuspielen. Haben Sie zum Beispiel eine Liste mit Postleitzahlen bei denen die Orte fehlen können Sie über einen Sverweis in einer zusätzlichen Spalte die Orte in Abhänigkeit zur Postleitzahl hinzufügen. Voraussetzung ist, dass Sie über ein Postleitzahlenverzeichnis verfügen in denen zu allen Postleitzahlen die Orte gespeichert sind. Sie benötigen also eine Datenbasis aus der Sie die fehlenden Werte zuspielen können. Es sind dabei allerdings noch drei Punkte unbedingt zu beachten.

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Straße und Hausnummer mit Excel trennen – Teil 2 (Variante mit Makro)

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Im ersten Teil habe ich Ihnen für das Problem bereits eine Lösung mit einfachen Excel Formelfunktionen vorgestellt. Diese Variante ist für gewisse Adressen vollkommen ausreichend und die Formeln sind auch jederzeit anpassbar und können für den jeweiligen Einsatz weiter optimiert werden. Nutzen Sie die Variante ohne Makros insbesondere dann, wenn Sie keine Makros aktivieren möchten, oder dürfen.

Teil 1: Straße und Hausnummer mit Excel trennen – Variante ohne Makro
Teil 2: Straße und Hausnummer mit Excel trennen – Variante mit Makro

Einen anderen Lösungsansatz stelle ich Ihnen heute mit der makrobasierten Version vor.

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10.000 Vorlagen für Office 2007/2010 kostenlos

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Heute berichte ich Ihnen von einer äußerst interessanten Aktion auf der Homepage vom Franzis Verlag. Office-Fans können sich 10.000 Vorlagen für Office 2010 kostenlos downloaden.

Für den Download ist das Paket in 4 Teile getrennt worden. Beginnend ab dem 10.09.2013 steht alle 14 Tage der nächste Teil zum Download bereit. Aktuell können sie somit Teil 1 bis 3 herunterladen. Teil 4 steht dann ab dem 22.10.2013 bereit.

Die über 10.000 Vorlagen sind fertig formatiert und bieten Ihnen für alle möglichen Gelegenheiten eine sofort nutzbare Vorlage. Das Paket beinhaltet

  • 6.000 Word-Vorlagen (z.B. Anschreiben, Abmahnungen, Einladungen, Offizielle Schreiben)
  • 2.000 Excel-Vorlagen (z.B. Stundenabrechnung, Haushaltsbuch, Fahrtenbuch)
  • 1.000 PowerPoint-Vorlagen (z.B. für Referate) und schließlich
  • 1.000 Outlook-Vorlagen für private und geschäftliche Emails.

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Straße und Hausnummer mit Excel trennen Teil 1 (Variante ohne Makro)

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Ein häufiges Problem ist die Übernahme von Daten, die nicht in der gewünschten Datenqualität vorliegen. Im folgenden Beitrag stelle ich eine Möglichkeit vor, wie Sie die in einer Spalte vorliegende Anschrift bestehend aus Straße und Hausnummer mit Excel trennen können und in zwei Spalten übernehmen. Die Lösung dieser Problematik ist sogar ganz ohne den Einsatz eines VBA Makros mit den Standard-Funktionen in Excel möglich.

Teil 1: Straße und Hausnummer mit Excel trennen – Variante ohne Makro
Teil 2: Straße und Hausnummer mit Excel trennen – Variante mit Makro

Vorbereitung und Datenqualität
Ich gehe für den nachfolgenden Lösungsweg davon aus, dass die Anschriften bestehend aus Straßenname und Hausnummer untereinander in Spalte A stehen. Die Spalten B bis F werden im folgenden für Hilfsspalten und die Ergebnisse benötigt, sollten daher vollständig leer sein. Am Ende des Beitrags steht eine Beispieldatei mit den Formeln zum Download als Muster bereit.

Straße Hausnummer trennen mit Excel

Insgesamt benötigen Sie 5 Formeln um ans Ziel zu kommen. Eine Besonderheit gibt es am Ende noch für Sonderformen der Hausnummer zu berücksichtigen. Darauf komme ich am Ende des Beitrags nochmal zurück. Ich gehe für die folgenden Schritte zunächst von der idealen Datenlage (z.B. “Hartenthaler Str. 22” oder “An der Promenade 6”) aus. Es können mehrere Leerzeichen im Straßenname vorhanden sein und es besteht zudem immer ein Leerzeichen zur Abgrenzung der Hausnummer.

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Excel VBA – Datei Öffnen Dialog

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Öffnen Dialog

Gelegentlich werden Sie für eine bestimmte Aufgabe verschiedene Dateien benötigen. Das kann z.B. vorkommen wenn Sie ein Excel-Tool nutzen, dass die Bearbeitung, Datenerfassung und/oder die Erstellung von Schriftwechseln übernimmt und hierfür die Daten aus einer extern gespeicherten Adressliste, Anbieterliste etc. über ein Makro eingelesen und verarbeitet werden soll.

Heute stelle ich Ihnen zwei kleine VBA-Bausteine vor mit denen Sie während eines Makroablaufs an einer beliebigen Stelle diesen Vorgang in den automatisierten Ablauf integrieren können.

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